Gesetzliche Vorschriften gibt es für den eingetragenen Einzelkaufmann, die OHG, die KG, die GmbH und GmbH & Co. KG sowie für die AG. Für Unternehmen, die nicht im Handelsregister eingetragen sind, die also keine Handelsregisternummer haben, gelten diese Vorschriften nicht. Diese Unternehmen müssen nach § 15 b der Gewerbeordnung mit Vor- und Zunamen firmieren.

Bei BGB-Gesellschaften müssen auf den Geschäftsbriefen die Vor- und Zunamen aller Gesellschafter genannt werden.

Der Begriff des Geschäftsbriefs ist nicht gesetzlich definiert. In der Regel gilt als Geschäftsbrief jede schriftliche Mitteilung, die an einen oder mehrere bestimmte Empfänger gerichtet und grundsätzlich geeignet ist, im Einzelfall den ersten schriftlichen Kontakt zwischen den Geschäftspartnern herzustellen. Hierunter fallen beispielsweise, Angebote, Aufträge und Auftragsbestätigungen, Bestell- und Lieferscheine.

Nicht als Geschäftsbriefe gelten in der Regel alle Nachrichten, die an einen unbestimmten Personenkreis gerichtet sind, z. B. Werbeschriften, Postwurfsendungen und Zeitungsanzeigen. Der geschäftsinterne Schriftverkehr zwischen Abteilungen, Büros, Filialen und Niederlassungen fällt ebenfalls nicht unter den Begriff des Geschäftsbriefs. Generell sollte der Begriff des Geschäftsbriefs mangels genauer gesetzlicher Definition aber eher weit gefasst werden, um dem Risiko einer Abmahnung (bspw. durch "Abmahnvereine") zu entgehen. Eine Anpassung der E-Mail-Vorlagen ist dringend geboten.

Die im Einzelfall zu beachtenden Pflichtangaben ergeben sich aus den die Unternehmensform betreffenden Spezialgesetzen. So muss beispielsweise

Der Einzelkaufmann nach § 37 a HGB
- die Firma in Übereinstimmung mit dem im Handelsregister eingetragenen Wortlaut
- den Rechtsformzusatz "eingetragener Kaufmann" oder die Abkürzung "e. K."
- den Ort der Handelsniederlassung
- das Registergericht und die Handelsregisternummer;

die OHG und KG nach §§ 125 a und 177 a HGB:
- die Firmierung, wie sie im Handelsregister eingetragen ist
- die Rechtsform OHG bzw. KG
- den Sitz der Gesellschaft
- das Registergericht und Handelsregisternummer;

die Gesellschaft mit beschränkter Haftung nach § 35 a GmbHG:
- den vollständiger Firmenname, wie er im Handelsregister eingetragen ist
- die Rechtsform der Gesellschaft als Gesellschaft mit beschränkter Haftung
- den Sitz der Gesellschaft
- das Registergericht des Sitzes der Gesellschaft und die Nummer, unter der die Gesellschaft eingetragen ist
- alle Geschäftsführer und - sofern die Gesellschaft einen Aufsichtsrat gebildet und dieser einen Vorsitzenden hat
- den Vorsitzenden des Aufsichtsrats mit Familiennamen und mindestens
einem ausgeschriebenen Vornamen
- bei Liquidation der Gesellschaft die Namen der Liquidatoren;

die Aktiengesellschaft nach § 80 AktG:
- den vollständigen Firmennamen
- die Rechtsform Aktiengesellschaft
- den Sitz der Gesellschaft
- das Registergericht des Sitzes der Gesellschaft und die Handelsregisternummer
- alle Vorstandsmitglieder sowie der Vorsitzende des Aufsichtsrats mit Vor- und Zunamen; der Vorsitzende muss als Vorsitzender bezeichnet werden.

in Geschäftsbriefen angeben.

Bei der eventuell erforderlichen Anpassung Ihrer E-Mail-Vorlagen muss darauf geachtet werden, dass eine Verlinkung innerhalb der E-Mail auf die Pflichtangaben etwa auf der Homepage als nicht ausreichend angesehen wird. Die Pflichtangaben müssen im Text selbst enthalten sein.

Diese Informationen erheben keinen Anspruch auf Vollständigkeit und Richtigkeit. Individuelle Besonderheiten eines rechtlichen Sachverhaltes können nicht berücksichtigt werden. Diese Informationen sind nicht als Rechtsrat zu verstehen, sie sind ohne juristische Beratung im Einzelfall nicht als Entscheidungsgrundlage gedacht und begründen kein Mandatsverhältnis mit unserer Kanzlei. Eine Haftung für den Inhalt und die Richtigkeit dieses Textes kann nicht übernommen werden.